
本文來跟大家分享,要如何成為一個遠端工作者?
身為一個資歷4年的行銷/網路社群的遠端工作者,非常感激能夠成為遠端工作者,讓我能夠同時兼顧「家庭」與「職場工作」,在家庭與工作中取得平衡一直是許多媽媽的課題,在成為一個媽媽以後我感受更深,有幸成為一個遠端工作者,想來跟大家分享遠端工作者的必備工具、與必備能力
什麼是遠端工作者?
通常又可稱為:遠距辦公、居家工作、居家辦公、WFH,也有稱作數位遊牧
他們的核心概念,大概就是不進辦公室,就可以在任意地方,例如咖啡廳、或是家裡,能獨立完成工作事項。
簡單說,就是可以遠端線上作業的工作者。
我在因緣際會下,成為了一個遠端工作者,而我大多以居家辦公為主。
關於遠距工作者的線上工具
遠端工作者需要熟悉各種線上工具
而線上工具最基礎入門的,我認爲就是Google Workspace(也可稱Google線上生產力工具)
- 以Google基礎工作術來說,會囊括Google線上文件、試算表、雲端硬碟、表單等工具來線上協作
- 進階一點的則可以運用Notion、Trello等來進行企劃或簡易的工作排程管理
- 工作紀錄則可使用Toggle來做管理,Monday、Jira等則是適合敏捷開發團隊來做協作運用
- 心智圖用具我推薦Coggle、Xmind
本文不介紹工具的使用方式,因為這個在網路上應該可以查到相當多的使用說明,有興趣可先自行搜尋資料、試用(這也是遠距工作者必備的技能,能夠自主快速搜集資訊與學習)
本文要說的是遠端工作者的必備能力、以及成為遠端工作者的心法
遠端工作者最重要的就是自律能力,人總說自律換來自由不是沒有道理的
以下是我認為成為一個遠端工作者,必須具備的能力以及心態
1.自律能力
自律能力是遠端工作者的首要能力,從開始接觸遠端工作,我便有寫工作紀錄的習慣
一來是方便自我檢視、二來是當雇主要求提交相關資訊時,能夠馬上提出紀錄或數據
但寫工作紀錄對我來說並不是為了交差,而是培養自律的習慣
幾點就是要進入工作狀態、幾點就是要休息、幾點就是要下班
養成習慣之後,自律就會成為一種反射,也不再需要紀錄來證明
因為工作成效就是最好的證明
2.一台筆電與舒適的工作環境
筆電是為了方便可以隨時移動,不論身在何處,都可以與客戶、夥伴、需要會議的人進行線上會議、或是線上作業,雖然我個人還是習慣在家啦!
因為我最初會遠端工作的目的就是以「減少通勤」的轉換時間來換取工作時間與效率,進而達到「兼顧家庭時間」的目標,因此除非家裡停電或有其他原因,我大多還是以居家辦公為主。所以,家裡能夠打造「舒適」的工作環境,也是很重要的!
3.熟悉各種線上協作軟體/工具
如前所述,各種線上能夠「協作」的軟體或工具,就會成為遠端工作者的最佳幫手
因為無法面對面,能夠透過「線上協作」來共同編輯、完成一份文件、一項報告,便是更重要的事。
而什麼是「線上協作」?慶幸於自己生存在一個網路發達的年代,線上協作可以讓文件或資料即時編輯、更新、儲存,不再出現電腦當機、忘了存檔、心血毀於一旦的事件,且即使和夥伴在不同時空(?),還是能夠共同編輯、完成一份文件、一項報告!
4.工時內隨時on call
有些人認為遠端工作者很自由,很自由沒錯,但是能夠即時回覆與解答雇主或夥伴的需求,依然很重要!在我的認知中,遠端工作的自由不代表「隨心所欲的自由自在」,而是以自律帶來的效率,來達成的自由。
5.清晰的溝通能力
由於遠端工作者缺乏面對面的互動,這時候能夠用各種線上工具來「正確且完整」的溝通表達出想法、需求、以及問題是格外重要的。表達的方式有很多種:文件、表格、簡報、圖像、語音…等,都是表達的方式,但這些內容要能夠「清晰且精準」的呈現,我想這也是需要練習的。
6.時間管理及優先排序能力
這就會與前面第一點的自律有點關係,並且能夠每週、每天適當安排工作排程,明確判斷事情重要程度的優先排序,來進行作業,就會非常重要。
事情多的時候,可以善用艾森豪威爾的四象限法則,來區分出四種工作順序:重要且急(儘快處理)、重要但不急(重要但可暫緩)、急但不太重要(可考慮找他人協助)、不急也不重要(可以不做嗎?XD)
7.問題解決與獨立作業能力
遠端工作者,大多是在獨自完成工作的空間當中,因此遇到問題時,能夠獨立解決問題的能力就顯得非常重要,因為未必有人能即時協助你。
8.數位資訊安全意識
如前述,遠端工作者很多工作作業都是透過「線上」,因此瞭解網路資訊安全基本常識(例如如何建立自我保護的工作機制、文件的共享、密碼保護、避免資料外洩等),特別是在處理敏感資料的時候,這些基本意識是相對重要的。
9.自我成長與學習的動機
遠端工作者通常要具備對「線上各種工具、時事趨勢」的敏銳度,有什麼更新的工具、如何快速掌握與了解其使用方式,畢竟遠端工作者不常與人接觸(但線上互動也許特別活躍),因此能夠自主的去搜羅、學習這些新資訊就更為重要,其實可以說是一種「危機意識」,畢竟我們仰賴線上而生存,了解時勢變化免於落後,自然成為一件必備的事情。
10.建立工作與生活界線的能力
遠端工作容易模糊生活與工作的界線,因此需要設定明確界線並有清楚的工作時段與範圍,避免工作與生活無法分開。至於如何區分,我的作法其一是工作時段,例如明確表達工作時段為09:00-18:00;其二則是工作位置,工作時,就必須在我的工作桌前,其餘時間不太碰工作桌XD
其他的能力和情緒、抗壓、適應性較有關係,也羅列以下:
11.情緒管理及抗壓力
遠端工作者長時間獨自工作,可能容易產生孤獨感或自我形成壓力,學會處理情緒、排解並保持心理健康非常重要。我的方式通常是:面臨壓力來臨時,就趕緊將工作清楚分配時間、依序完成;情緒來臨時,給自己5分鐘,打開喜歡的歌曲,仔仔細細的聽一遍,還有一種方式,就是線上找熟悉的同事打打字、溝通一下,也是一種方式啦!因此遠距工作者,還是別忘了和同事們保持交流喔!
12.快速適應變化的靈活性
遠端工作可能隨時改變工具、流程或目標(「客戶就說要改啊~」也是偶爾會發生的),快速適應、轉換心情並找到方法解決新問題的能力就也十分重要了。
能夠具備以上能力,就有機會成為一個遠端工作者了!
至於要如何成為一個遠端工作者?
那麼了解遠端工作者的能力之後,要怎麼開始呢?
1.開始學習及運用遠端工作者的心態與能力
如果你現在還是需要天天進辦公室的上班族,那麼從現在開始,把以上能力與工具應用在目前的工作上,慢慢調適轉換!
2.查詢遠端工作職缺/或嘗試自主接案
在將來時機成熟時,在搜集遠端工作的職缺時,你就會發現這些能力你都已經具備了!
另一個方式是嘗試自主接案,這是另外一種性質的遠距工作者,自主接案也是一種轉換的做法,但因為我是隸屬于一家公司的遠端工作者,比較不屬於這種生態與性質,因此就不著墨太多。
以上就是我目前累積4年遠距工作的經驗分享。不過因為我是隸屬于一家公司,並非獨立接案性質的遠距工作者;若是屬於獨立接案性質的遠距工作者,可能還會有一些細節差異,因為我前一份工作接觸了非常多接案的遠距工作者,觀察到的生態有機會再分享給大家。