有鑒於5月上旬台灣疫情爆發，許多公司行號紛紛開始執行遠距工作或居家辦公的方式！
許多人對與遠距工作的工作習慣、軟體應用與作息規劃或許還有許多不熟悉～
小女子剛剛好在上份工作就已經很習慣與台北主管、及遠在台中大雅的客戶進行每週多次的線上會議，並且在去年參加的商業思維學院，也是以線上方式和來自台灣不同地方的同學們一起上課或討論，而後目前工作自2020年10月起就和現在的夥伴們一起執行遠距工作至今
因此有些遠距工作的線上會議軟體應用心得可以分享給大家
其實遠距工作可以應用的軟體有很多，包含文件線上協作、線上會議、甚至線上的專案管理，都可以分別分享很多現在非常強大且好用的線上應用工具
本篇文章就以「線上會議」軟體為主題！
首先來說說Zoom
Zoom是我用得最久也最多次的線上會議軟體，我其實滿喜歡用的，因為他相對來說比較穩定，也有許多隱藏小功能????(但本篇以基礎應用為主啦～)
Zoom分別有電腦版、網頁版、手機App版，很是方便
- 電腦版官方下載連結：https://zoom.us/download#client_4meeting
- 網頁版：https://zoom.us/zh-tw/meetings.html
- 手機App版
我通常會在有電腦時才會進行會議，極少數是以用手機戴耳機來進行，雖然這種通勤時一邊會議、一邊行進、可以在不同的時間做很多的事情，但我個人認為這樣會議的效果非常不好，因此我會盡量避免，只要有安排會議，我都會想盡辦法帶著電腦或回到電腦身邊(這邊是會議習慣的部分)
那Zoom該怎麼用呢？
這邊就以我覺得最方便的網頁版來做示範
開啟網頁版介面後會得到下方畫面
第一步當然是先做註冊或登入，這邊與一般流程沒什麼太大差異我就省略不說
使用情境：如果你現在要開啟一個會議
可以直接點選
主持會議>下拉選單：
- 開啟視訊(開啟視訊是預設為視訊開啟的會議，意即只要有鏡頭的使用者，一加入會議都會預設先打開視訊，會議過程中還是可以關閉)
- 關閉視訊(會議開啟時，就預設視訊功能是關閉的，如果過程中要打開還是能打開)
- 僅使用畫面分享(就是開啟時只做螢幕共享，預設聲音與視訊都是關閉的，會議過程中也都可以再開啟)
依需求點選後會跳出提醒視窗，點選「開啟zoom.us」
然後有一個重要的步驟，就是如果是有要「發言」的會議，一定要點選「使用電腦音頻加入」
因為大概遇過八百次客戶在開會時沒有聲音，然後有九百次(浮誇但正確XD)都是因為沒有連接到電腦音頻(即連接耳機&麥克風)、或開到靜音～
要怎麼看呢？請看Zoom視窗左下角的圖示
1.連接語音(為連接音訊)：顯示「連接語音」代表你沒有連接到麥克風，所以你講話不管再怎麼大聲人家絕對聽不到就是聽～不～到～
解法就是點一下圖連結麥克風(或是點旁邊的三角形，確認你目前連接的音訊輸入或輸出來源是不是正確的喔！)
2.靜音狀態(麥克風關閉中)：這個狀態代表你把你的麥克風關閉了，所以你講話不管再怎麼大聲人家還是聽不到～聽不到就是聽～不～到～
不過有時候如果在居家辦公會議中，有人在發言(自己不用發言)、但小孩在旁邊亂叫，就可以使出靜音模式去「處理」小屁孩XD
圖示顯示目前狀態、文字顯示的是點按後的狀態，所以點按”解除靜音”就可以發言讓會議中的夥伴聽到囉～
3.可說話狀態(麥克風開啟中)：這個狀態代表現在麥克風是開啟的，你說話會議中的人都是可以聽到的
所以如果要跟親人對話，也都是會被同事聽光光的喔～
圖示顯示目前狀態、文字顯示的是點按後的狀態，所以點按”靜音”就可以回到2.的靜音狀態了～
以上三個是使用Zoom進行會議時，常常遇到「聽不到、沒聲音」的情境，所以特別截圖起來跟大家說明～
成功開啟會議後
可以得到這樣的畫面
要分享這個會議給夥伴，就是點按「複製連結」(記得以前的邀請連結沒那麼長XD 可能是因為改版後加密了所以變得好長～)
再將這個會議邀請連結貼給同事或與會人員，但Zoom在之前資安有問題時，後來就多了“密碼”欄位
意即有時候加入會議時會要求對方輸入密碼，密碼就是把上圖顯示的密碼提供給對方就好了
((但有時又不用，我覺得很奇妙XD
特別注意的是滿常會被忽略的「等候室功能」，意思就是同事點按邀請連結之後，卻遲遲還沒有進來會議中
但其實是因為會議主持人啟用了等候室功能，必須要點按「參與者」、經過主持人批准才能加入會議
如果覺得這很麻煩也可以點按「安全性」來關閉等候室功能
點選下方安全性，把勾勾點掉就可以了
以上是幾個容易使會議初始不能順利進行的情境
分享畫面的部分就是點分享畫面、然後可以選擇你要分享「整個畫面」或是「單一視窗」
如果同時在進行不同作業、例如一邊回覆A客戶Line訊息(或是聊天XD噗)、一邊同時與同事開會，就可以選擇分享要進行溝通的單一視窗即可
如果其他與會的人也需要分享畫面，別忘了把「分享畫面」打勾
這點也是很容易被忽略的點～
????總結一下Zoom的使用功能
1.適合已長期使用電腦、對電腦操作較熟悉的人(因為他有不少操作上的小細節，需要開啟或關閉才能使用)
2.安全性較高，避免閒雜人等有連結就可以亂入會議(因為前幾年曾經爆發資安問題，因此這些小功能我記得都是改版後才有的)
3.功能上齊全完備，如果有購買付費版，還有更強大的分組功能，連百人會議也能夠無痛進行(之前使用時真的發現這功能非常之厲害)
4.免費版如果超過3人，則會限時40分鐘，時間到會議直接結束(會倒數提醒)，需要重新開啟會議
5.會議收訊或收音相對其他軟體較為穩定
以上幾點提供給大家評估是否要挑選Zoom來當作居家辦公線上會議的工具^^
另外一個常用的線上會議工具則是
Google meet
Google Meet其實原本叫做 Google Hangouts，在某次改版後已全面改為Google Meet
Google Meet顧名思義，是Google旗下的功能產品之一
在2020年5月武漢肺炎疫情爆發後，全面改為免費功能，只要有Gmail帳號就可以開啟不限時的線上會議
我認為Google Meet是對於線上工具不熟悉的人非常好入手的線上會議工具
- 網頁版：https://meet.google.com/
- 手機App版
最常使用的是網頁版，只要點選 Google meet 連結 (App版我其實也沒用過XD)
再點選新會議，就可以「預約會議」、「即刻發起會議」、或是「在Google行事曆當中排程會議」
相信大家平常或是工作就都滿常使用Google上的各種功能例如雲端、行事曆、文件等等，所以把這些功能無痛整合在一起就也是非常方便
開啟會議後，點選左上角可以直接複製連結給同事或夥伴
右下角是分享螢幕畫面
是否為靜音狀態則在正下方的麥克風
右上角則是與會人員、留言與白板功能
整體來說算是滿直覺，且開啟視窗就可以使用
我與同事或客戶開會時，如果使用的是Google meet，遇到的設定障礙通常就會減少很多
所以我後來就比較常用Google meet XD
????總結一下Google Meet的使用功能
1.適合電腦或線上工具使用的初學者
2.會用Google、有Gmail通常就會使用
3.不限時且完全免費
4.會議收訊或收音有時會有雜訊或收音效果不好(這點剛好是朋友反饋給我的，我自己倒是沒有特別遇到收音太糟的時候)
5.可整合Google各項功能
好的，以上分析兩種 居家辦公的線上會議工具給大家參考使用～
各有優缺點，可以評估使用^^
其他線上工具像 Teams 的話之前也有玩過，印象中也有幾個還不錯的功能，但因為後來都不常用所以就不跟大家介紹了，如果公司裡常用或愛用Microsoft系統也可以去嘗試看看玩玩看，或許是個不錯的會議工具
有人可能會問說那Line呢？
Line其實也可以開啟群組通話，但是，Line群組通話或分享畫面的穩定性相較於上述Zoom&Google meet都差很多
所以需要多方通話或分享畫面，我個人不覺得他可以拿來進行一場流暢的會議
居家辦公最講究的就是會議上的效率，如果一場會議的進行因為Lag而卡頓，也會讓人焦躁不耐煩，所以還是選用適合的線上會議工具來進行會比較好哦～
分享以上線上會議工具給大家^^
如果使用上有不熟悉，其實都可以直接點選網頁版去”開開看”、”玩玩看”，只要有帳號，開會議都是沒問題的！
軟體上的東西我一律建議用用看操作看看～用了才會發現有很多好玩的地方嘛～????
如果有更好用推薦的線上會議工具，也歡迎留言分享喔！到凱丁粉絲團找我也歡迎～